項目監理機構的運作規律
發布時間：2013-06-24 新聞來源：一覽監理英才網
項目監理機構是監理單位派駐工程項目開展項目監理工作的組織機構，它是為完成具體工程項目監理任務而建立起來的基層組織。項目監理機構由總監理工程師、專業監理工程師和監理員組成，其組織結構形式、工作程序和工作方法通常要遵循一定的規律。本文擬從項目監理機構的工作內容入手，簡要闡述其運作規律，供業內同行參考。
1 項目監理機構的特點項目監理機構具有其自身的組織特性，這些特性決定了項目監理機構設置和運行的要求，決定了項目組織協調、溝通和信息管理的要求。
1.1 項目監理機構是為了完成項目監理的目標和任務而設立的，所以具有目的性 由于項目各參加者來自不同企業或部門，各自有獨立的經濟利益和權力。它們各自承擔一定范圍的項目責任，按項目計劃進行工作。所以在項目中存在共同目標與不同利益群體目標之間的矛盾。要取得項目的成功，在項目目標設計、實施和運行過程中必須切合項目的特點。項目監理機構的建立應考慮在項目實施過程中各參加者之間的合作，任務和職責，工作流、決策流和信息流，以及項目其它的特殊要求，這樣才能最有效地完成項目任務。
1.2 項目監理機構是一次性組織，其工作經驗具有長期結累性 由于每個具體工程項目都是一次性的，所以項目監理機構也具有一次性特點。項目監理機構的壽命周期與它在項目中所承擔任務（由合同約定）的時間長短有關。項目結束或相應項目任務完成后，項目監理機構隨即解散或重新構成其它項目監理機構。即使一些經常從事相近項目監理任務的機構，盡管人員隊伍未變，但由于不同的機構有不同的目的性、不同的對象、不同的合作者，也應認為原有機構不復存在。盡管項目監理機構的組織是一次性的，但由于其工作內容相對穩定，所以機構成員的工作經驗仍將得到積累，并帶入下一個項目監理機構中得到應用，從而能夠不斷提高項目管理水平。
1.3 項目監理機構與所隸屬的監理企業之間有復雜的關系 機構成員既是本項目監理機構成員，又是所屬監理企業的一名員工。企業和機構之間存在如下復雜的關系：
（1）企業組織是長期的穩定組織，項目監理機構依附于企業，機構的人員常常由企業提供，有些任務甚至直接由企業部門完成。一般項目監理機構只能適應而不能調整企業組織。因此，企業的運行方式、企業文化、責任體系、運行機制、分配形式、管理機制直接影響到項目監理機構的組織行為。
（2）企業和機構之間存在一定的責權利關系。企業既要保證企業對機構的控制，使項目實施和運行符合企業經營戰略總計劃，又要賦予機構一定的自主權，以保證項目監理順利成功。所以企業經營和發展戰略對機構的影響很大，機構運行常常受到企業的干預。
（3）由于企業資源有限，因此在企業承擔項目監理條件下企業與機構之間存在復雜的資源配置問題。
（4）機構成員有時同時承擔多項任務，則機構內部存在資源配置的次序問題，而且往往要改變工作方式。
（5）機構管理者對內實行行政管理，對外實行合同管理并承擔合同義務。
2 項目監理機構的組織設計
2.1 項目監理機構組織設計的主要任務是：
（1）確定項目監理目標。由于項目監理的對象是項目，項目監理目標由項目建設的目標確定，主要體現在工期、質量、費用三大目標上。
（2）確定項目監理工作的任務、責任、權力。按照委托監理合同，業主必須對監理工程師授權，這些權力是監理工程師為履行合同義務所必需的。
（3）確定項目監理的工作流程、操作程序、工作邏輯關系。通過流程分析，可以構成一個動態的管理過程，確定各種管理職能的關系。監理工作流程的設計是一個重要環節，它對監理工作的有序進行以及監理信息系統的運行有很大影響。
（4）確定監理工作任務，落實人員職責。總監向各職能人員授權，作出監理工作任務分配表。確定項目監理組織成員之間，以及與外界及上層系統的職責關系，權力界限，工作聯系。
（5）建立監理行為規范，作為項目監理組織內部的規章制度。
（6）在上述基礎上進行監理信息系統的設計。即按照監理工作流程和工作職責，確定工作過程中的信息流程，包括信息流程設計，信息文件設計，信息處理過程設計等。
2.2 項目監理組織設計的主要步驟如下：
（1）監理任務分析。根據監理委托合同中確定的監理目標對監理任務進行詳細分析，并根據監理項目的規模和性質，對監理工作內容進行適當的歸納和組合。
（2）繪制組織結構圖。監理組織結構沒有固定的模式，應根據監理任務和內容要求，本著適應、精干、高效的原則，合理設計組織層次、職能及人員配置的組織機構框圖。
（3）配備監理人員。根據責權利統一的原則，體現職能落實、人才配置與使用合理，并應考慮充分發揮人員潛能和積極性的原則。
（4）制定崗位職責、工作標準、工作流程。根據委托監理合同確定的監理內容編制相應的監理工作流程框圖。
3 項目監理機構的人員配備項目監理機構的人員配置要合理。實踐證明，工程項目監理工作質量和水平，關鍵在于現場監理機構組成人員的素質和綜合能力。一位可信賴的項目總監和一個高效精干、配置合理的監理班子是項目法人接受監理單位的先決條件。項目監理機構的監理人員應專業配套、數量滿足工程項目監理工作的需要。監理行業是一種管理型服務行業，機構的人員組成應具有合理的職稱結構，即與項目監理業務相適應的高、中、初級職稱的人員比例。一般來說，施工階段監理機構組成人員的職稱結構，宜以中級職稱為主，約占人員總數的60%，但項目總監和主要專業監理工程師應具有高級職稱，專業監理工程師也應具有中級及其以上技術職稱。工程監理實行總監理工程師負責制，總監的工作能力和業務水平在相當程度上決定了現場項目監理工作的成效。因而，監理單位在投標時，應認真確定合適的人選，這既是對建設單位負責，更是監理單位對自身的形象和信譽負責。專業人員結構的合理配套，監理單位應根據項目法人對監理的委托范圍及內容要求，本著精干高效的原則，針對被監理工程的性質特點，合理選配好各種專業人員，特別是各主要專業的監理工程師人選，做到專業人才合理配套。監理機構要制定相應的管理制度和操作程序。管理制度和程序一般應包括監理單位內部制定的職業準則和行為規范、崗位職責和部門職責、監理工作制度和程序、內部管理制度等，它們是衡量監理單位實行制度化、規范化、科學化管理的綜合水平和能力。
4 組織協調與溝通職能
4.1 協調的作用 協調是工程監理的一項重要工作。協調可使矛盾著的方面向統一體轉化，從而使項目的實施和運行過程順利。在項目實施過程中，總監是協調的中心和溝通的橋梁。有整個項目的目標設計、項目定義、設計和計劃、實施控制中有著各式各樣的協調工作。例如：項目目標因素的協調；各專業技術方面的協調；項目實施過程的協調；各種管理方法、管理過程的協調；項目參加著之間的組織協調等。所以協調作為一種管理方法貫穿于整個項目的實施過程中。在各種協調中，組織協調具有獨特的地位，它是其它協調有效性的保證。只有通過積極的組織協調才能達到整個系統全面協調的目的。
4.2 溝通 溝通是組織協調的基本方法和手段。組織協調的程度和效果常常取決于各項目參與者之間溝通的程度。通過溝通，不但可以解決各種協調的問題，如在技術、過程、邏輯、管理方法和程序中間的矛盾、困難和分歧，而且還可以解決各參與者心理的和行為的障礙和爭執。通過溝通可以達到：
（1）使目標明確。項目參與者對項目的總目標達成共識，以總目標作為群體目標，作為大家的行動指南。溝通的目的是要化解組織之間的矛盾和爭執，以便在行動上協調一致，共同完成項目的總目標。總監一方面要研究業主的總目標、戰略、期望，另一方面在作系統分析、計劃及控制前，把總目標通報給項目監理成員及有關各方，使每個成員、各個方面互相理解和了解，建立和保持較好的協作精神，積極地為項目工作。
（2）使人們的行為達到一致，減少摩擦、對抗，化解矛盾。
（3）保持項目的目標、結構、計劃、設計、實施狀況的透明性。當項目出現困難時，使大家有信心、有準備，齊心協力。溝通是計劃、組織、激勵、領導和控制等管理職能有效性的保證。工作中產生的誤解、摩擦、低效等問題很大一部分原因可以歸咎于溝通上的失敗。5 項目監理機構組織工作的基本原則要實現項目監理目標，項目監理機構必須是高效率的。項目監理機構的設置和運行應符合組織學的基本原則，這些基本原則主要有：
5.1 目標統一原則 一個組織要有效運行，各成員必須有明確統一的目標。這就要求：機構成員應就總目標達成一致：在項目的設計、合同、計劃、組織管理規則等文件中貫徹總目標；在項目的全過程中顧及各方面的利益，使項目參與者各方的權益和義務關系達到統一；為了實現統一目標，項目在實施過程中必須統一指揮、有統一的方針和策略。
5.2 權責平衡、授權合理原則 在機構的組織設置過程中應明確各成員間的職責和權限，并通過授權、組織規則等文件定義。該原則主要體現在責權利一致。機構各成員的責任和權力應保持對等。成員擁有哪些權力，即要承擔相應責任。同樣，成員要承擔哪些責任，則必然擁有相應的權力。例如：項目監理機構建立后，監理企業法人代表應依據委托監理合同向總監頒發授權委托書，總監根據委托書向法人代表提交責任保證書。這種授權委托與責任保證關系實際構成了一種契約關系，能夠有效保證責任和權力的落實。機構設置必須形成合理的職權結構和職權關系。沒有授權或授權不當會導致缺乏活力或失控，使項目上的許多日常瑣碎問題提交高層處理，導致高層無力為重大問題進行決策和控制。
5.3 適用性和靈活性原則 應確保機構的組織結構適應于項目的規模和特點。通常一個監理企業內部，不同的項目監理機構應有不同的組織形式，甚至一個機構在不同建設階段也有不同的組織形式。項目監理結構應便于領導，組織機構簡單，人員精悍，保持最小規模，并在運行過程中應經常性地檢查和評價機構的有效性和適應性。
5.4 管理跨度與管理層次的相互適應原則 為實現高效運作，項目組織結構的設置常常在管理跨度與管理層次之間進行權衡。管理跨度是指某一組織單元直接管理下一層次的組織單元的數量，管理層次是指一個組織總的結構層次。通常管理跨度窄造成組織層次多，反之管理跨度寬則造成組織層次少。
5.5 總負責制原則 總監作為項目監理機構的組織者，具有雙重身份：一方面是受監理企業法人代表授權，作為監理企業履行委托監理合同的代表：一方面在監督承包合同履行時，又是建設單位的代表。因此，總監除領導項目監理機構開展監理工作外，當建設工程施工合同雙方發生合同爭議時，同時具有合同管理的職責。對總監的授權，一般應依據委托監理合同、國家法律法規及《建設工程監理規范》進行。
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